Giải Quyết Vấn Đề Theo Trình Tự Các Bước Của Chuyên Gia

0
45
giải quyết vấn đề

Đứng trước một vấn đề, chúng ta sẽ luôn có một hoặc nhiều hơn một cách giải quyết. Trong mỗi cách đó, mỗi người lại thực hiện thứ tự các bước của riêng bản thân mình. Bạn có tò mò muốn biết các nhà lãnh đạo hàng đầu trên thế giới giải quyết vấn đề theo các bước nào không?

1. Vấn đề và Giải quyết vấn đề là gì

Vấn đề là những điều bạn không mong muốn xảy ra trong cuộc sống của mình, nhưng do nhiều nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan, chúng vẫn xảy ra mà chúng ta không thể cản được.

Giải quyết vấn đề là quá trình tìm hiểu nguyên nhân, đánh giá nguồn lực, đưa ra giải pháp và thực hiện kế hoạch giúp giải quyết vấn đề đã xảy ra, giúp giải quyết triệt để, hạn chế hoặc khắc phục các tác động của vấn đề đó.

2. Quy trình giải quyết vấn đề 16 bước theo các nhà lãnh đạo hàng đầu

2.1 Đưa ra danh sách các vấn đề

Việc đầu tiên và quan trọng nhất, chúng ta cần nhận biết được hiện có những vấn đề nào đang tồn tại mà chúng ta cần phải giải quyết chúng. Việc nhận thức đúng đắn vấn đề hiện có phụ thuộc vào khả năng đánh giá của chúng ta. Trong một tổ chức điều này là quan trọng và thường nằm trong quyền hạn của ban lãnh đạo hoặc phòng ban phụ trách việc giải quyết vấn đề trong tổ chức.

2.2 Chọn vấn đề cần giải quyết

giải quyết vấn đề
Chọn vấn đề cần giải quyết

Sau khi đưa ra danh sách các vấn đề cần giải quyết, chúng ta cần lựa chọn ra vấn đề nào cần ưu tiên giải quyết trước. Giải quyết vấn đề ở một cá nhân hay các tổ chức nhỏ thường phải được suy nghĩ kỹ lưỡng về việc sẽ chọn vấn đề nào, xuất phát từ nguồn lực có giới hạn của tổ chức. Nếu tham lam cùng lúc muốn giải quyết nhiều vấn đề, tổ chức đôi khi sẽ rơi vào tình trạng mắc kẹt ở giữa, nghĩa là tốn nguồn lực cho nhiều vấn đề, nhưng không đủ nguồn lực để giải quyết chúng, kết quả là hao tốn một cách vô ích.

2.3Thống nhất định nghĩa về vấn đề

Bước kế tiếp trong quy trình giải quyết vấn đề chính là thống nhất định nghĩa về vấn đề đã  được chọn. Việc thống nhất định nghĩa thường bị đánh giá thấp, vì người ta luôn tự tin rằng họ hiểu được toàn bộ vấn đề là gì.

Thế nhưng, trong nhiều trường hợp, do không thống nhất định nghĩa về vấn đề (nó là gì, nó gồm những yếu tố nào) mà tổ chức đã vận hành không hiệu quả. Cần bàn về khái niệm của vấn đề để hiểu đúng và đủ nó, từ đó mới có thể phân bổ nguồn lực giải quyết từng phần của vấn đề, tránh việc lãng phí nguồn lực cho một yếu tố không thuộc phạm vi vấn đề.

2.4 Quyết định thu thập loại dữ liệu cần thiết

Sau khi đã thống nhất được định nghĩa về vấn đề, ta chuyển đến bước tiếp theo trong quy trình giải quyết vấn đề, chính là thống nhất về các loại dữ liệu sẽ được thu thập để nghiên cứu chuyên sâu về vấn đề. 

Một số vấn đề chỉ cần những dữ liệu định tính, một số khác lại cần dữ liệu định lượng và một số khác thì cần cả hai. Vì vậy cần phải quyết định rõ ràng về loại và lượng (quy mô, số mẫu) dữ liệu cần thu thập, tránh việc thiếu hụt dữ liệu để đưa ra kết quả chính xác hoặc dư thừa dữ liệu làm lãng phí nguồn lực.

2.5 Thu thập các dữ liệu cần thiết

giải quyết vấn đề
Thu thập dữ liệu để giải quyết vấn đề

Đến giai đoạn này trong quy trình giải quyết vấn đề, ta bắt đầu thực hiện thu thập những dữ liệu đã thống nhất ở giai đoạn trước. Việc thu thập dữ liệu có thể được tiến thành thông qua nhiều dạng, nhiều cách tiếp cận như sách báo, internet, phỏng vấn chuyên sâu.

Cách thu thập dữ liệu được sử dụng nhiều nhất là xem xét các bản thống kê (đối với nghiên cứu số liệu) trên các trang mạng uy tín (như Tổng cục thống kê), nghiên cứu các báo cáo nội bộ đối (đối với vấn đề nội bộ) và phỏng vấn chuyên sâu (đối với nghiên cứu hành vi). Tùy vào quy mô vấn đề mà lượng dữ liệu sẽ được thu thập tương xứng.

2.6 Xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề

giải quyết vấn đề
Xác định nguyên nhân sâu xa để giải quyết vấn đề triệt để

Xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề là bước tiếp theo trong quy trình giải quyết vấn đề. Vì sao phải xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề? Vì những gì mà quá trình thu thập dữ liệu thể hiện thường chỉ là nói đến những hệ quả của nguyên nhân đó, muốn tìm ra nguyên nhân sâu xa, ta phải tập trung nghiên cứu về vấn đề thông qua những dữ liệu đó.

Việc nghiên cứu nguyên nhân sâu xa có ý nghĩa quan trọng. Nó cho phép các cá nhân hay tổ chức giải quyết toàn diện và triệt để một vấn đề. Nguyên nhân sâu xa là gốc, còn những gì ta thấy rõ chỉ là phần ngọn, nếu không “nhổ cỏ tận gốc” sẽ khiến vấn đề trở nên phiền toái, phức tạp và tốn kém hơn gấp nhiều lần.

2.7 Thống nhất tiêu chuẩn chọn 1 hoặc nhiều giải pháp

Thống nhất về tiêu chuẩn chọn lựa giải pháp là bước quan trọng trong quy trình giải quyết vấn đề. Việc thống nhất này đòi hỏi sự đồng thuận, mà hơn hết là sự xem xét của nhiều người để đưa ra các tiêu chuẩn tối ưu nhất. Việc đưa ra các tiêu chuẩn hợp lý sẽ giúp đánh giá tính khả thi của giải pháp một cách nhanh chóng và chính xác.

2.8 Đưa ra danh sách các giải pháp tốt nhất

Việc tiếp theo cần làm trong quy trình giải quyết vấn đề này là đưa ra danh sách các giải pháp tốt nhất. Việc đưa ra các giải pháp này cũng chịu ảnh hưởng từ sự phân tích các nguồn lực cả bên trong và bên ngoài tổ chức, song song đó là yếu tố tối thiểu hóa chi phí luôn được đặt lên hàng đầu.

Để đưa ra các giải pháp tốt nhất, người làm giải pháp luôn phải “cân đo đong đếm” từng yếu tố có mặt trong vấn đề và việc giải quyết vấn đề đó. Phải cân bằng giữa điểm mạnh và điểm yếu của giải pháp. Nếu chỉ tập trung vào điểm mạnh, giải pháp có thể mang đến những bất lợi tiềm ẩn về lâu dài, hoặc nếu chỉ tập trung vào điểm yếu của giải pháp, tất cả giải pháp đều dường như vô nghĩa.

Bản thân giải pháp là một số sự đánh đổi. Bạn thường phải chịu thiệt một chút để có thể giải quyết triệt để vấn đề. Không có một giải pháp nào là hoàn toàn hoàn hảo, sẽ có những lỗ hỏng trong giải pháp đó, hoặc lớn hoặc nhỏ. Điều cần làm không phải làm săm soi vào điều chưa hoàn hảo đó, mà là ước tính kỹ lưỡng về những tổn thất khi áp dụng một giải pháp, và đưa ra lựa chọn cho một hoặc những giải pháp có lợi ích lớn nhất đi đôi với tổn thất nhỏ nhất.

2.9 Chọn một hoặc nhiều giải pháp tốt nhất

giải quyết vấn đề
Chọn giải pháp tối ưu để giải quyết vấn đề

Giống như việc chọn lựa vấn đề để giải quyết, việc chọn ra giải pháp cũng dựa trên sự đánh giá năng lực thực hiện và các vấn đề liên quan đến nguồn lực của công ty hoặc cá nhân. Chọn một giải pháp sẽ giúp tổ chức tập trung toàn bộ nguồn lực để tối đa hóa hiệu quả của giải pháp, nhằm mục đích giải quyết vấn đề một cách nhanh gọn nhất.

Tuy nhiên, tổ chức cũng có thể lựa chọn nhiều giải pháp dựa trên nguồn lực và khả năng thực hiện của mình. Những giải pháp khác nhau sẽ có mức độ lợi ích và bất lợi khác nhau, ta có thể tận dụng đặc điểm này để lựa chọn các giải pháp bổ sung cho nhau, giúp tăng cường lợi ích và giảm thiểu thiệt hại.

2.10 Lập kế hoạch thực hiện

Đây là công đoạn quan trọng trong giai đoạn cuối của quy trình giải quyết vấn đề. Kế hoạch thực hiện cho bạn thấy rõ lộ trình cần đi và trong mỗi giai đoạn bạn phải làm những gì, đạt những gì và chuẩn bị những gì cho giai đoạn tiếp theo. Kế hoạch thực hiện đồng thời cho biết về cách phân bổ nhân lực và vật lực. Thông qua đó không chỉ giúp giải pháp được thực hiện một cách trơn tru mà nó còn cho chúng ta khả năng dễ dàng trong việc kiểm soát. 

giải quyết vấn đề
Lập kế hoạch giải quyết vấn đề

2.11 Xác định các yếu tố thuận lợi hoặc cản trở việc thực hiện

Việc xem xét đánh giá các yếu tố là quan trọng mới mọi công đoạn trong quy trình giải quyết vấn đề, và đối với công đoạn này cũng vậy. Xác định được yếu tố thuận lợi sẽ cho chúng ta cơ hội tận dụng chúng trong việc giải quyết nhanh gọn vấn đề với khả năng tiết kiệm nguồn lực. Đối với các yếu tố cản trở, cần nhanh chóng giải quyết chúng để kế hoạch được thực hiện trơn tru, hoặc giảm đi tác động của chúng đến quá trình thực hiện.

2.12 Giành sự ủng hộ của những người quan trọng

Để làm được điều này, kế hoạch mà bạn đệ trình lên phải có sức thuyết phục cao. Bạn đồng thời phải hiểu rất rõ và có thể giải đáp tất cả thắc mắc của các nhân vật “chủ chốt” trong công ty để giành sự ủng hộ của họ đối với giải pháp của mình.

2.13 Lập kế hoạch dự phòng

Kế hoạch trên giấy và kế hoạch khi được thực hiện sẽ không thể đảm bảo giống nhau một trăm phần trăm được. Thứ nhất là do việc đưa ra kế hoạch là dựa trên những số liệu nghiên cứu và ước tính, khi thực hiện ngoài thực tế sẽ có thể xảy ra những sự chênh lệch nhất định. Thứ hai, môi trường và xã hội luôn luôn vận động và thay đổi. Khi kế hoạch được thực hiện và đệ trình, nó là phù hợp với dự đoán ở thời điểm hiện tại, nhưng không ai có thể đoán chắc được liệu môi trường sẽ biến đổi thế nào. Vậy nên kế hoạch dự phòng là cần thiết trong quy trình giải quyết vấn đề.

2.14 Giám sát và đánh giá kết quả thực hiện

Việc giải quyết vấn đề cần được theo dõi một cách sát sao vì mọi thứ luôn thay đổi, nếu ta có thể bám sát quá trình thực hiện ta có thể nhanh chóng giải quyết những vấn đề bất ngờ phát sinh, hạn chế sự ảnh hưởng tiêu cực của chúng. Đánh giá kết quả thực hiện cũng cần được thực hiện thường xuyên và liên tục nhằm nhanh chóng phát hiện những lỗ hỏng hoặc đề xuất những cải tiến giúp nâng cao hiệu quả.

giải quyết vấn đề
Giám sát và đánh giá việc giải quyết vấn đề

2.15 Giữ vững kết quả đạt được và duy trì sự tiến bộ

Nếu việc thực hiện kế hoạch của bạn trơn tru và đạt được nhiều kết quả khả quan, hãy cố gắng duy trì chúng bằng việc tiếp tục theo dõi những biến động và các yếu tố liên quan khác. Hãy đảm bảo rằng mọi thứ vẫn nằm trong tầm kiểm soát.

2.16 Tìm thêm các cơ hội cải tiến khác

Khi bạn kết thúc việc giải quyết vấn đề ở thời điểm hiện tại, không có nghĩa rằng vấn đề sẽ không xuất hiện trong tương lai. Mọi vật đều luôn vận động không ngừng, nếu chúng ta dậm chân tại chỗ chúng ta sẽ trở nên lạc hậu, thậm chí có thể bị đào thải khỏi xã hội. Thực tế đã chứng minh ngay cả những tổ chức vô cùng hùng mạnh đã phải chịu hậu quả nặng nề khi không thể tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề giúp họ thích nghi với sự vận động và thay đổi không ngừng đó.

giải quyết vấn đề
Tìm thêm cơ hội cải tiến để giải quyết vấn đề trong tương lai

3. Lời kết

Trên đây là 16 bước trong quy trình giải quyết vấn đề của các nhà lãnh đạo hàng đầu trên thế giới. Hi vọng bài viết hữu ích với bạn. Chúc bạn sẽ nhanh chóng giải quyết được hết mọi vấn đề của mình!

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây