Kỹ Năng Làm Việc Nhóm Hiệu Quả Cho Sinh Viên Đại Học

Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những yêu cầu không thể thiếu trong các lớp học không chỉ tại các trường đại học, cao đẳng mà ngay khi bắt đầu ngồi ghế nhà trường các bạn học sinh đã được dạy. Tuy nhiên, cách làm việc nhóm hiệu quả như thế nào lại do chính bản thân mỗi người cảm nhận và học được. Để tìm hiểu rõ hơn cách làm việc nhóm như thế nào là hiệu quả mang lại kết quả tối ưu nhất, hãy xem qua bài viết dười đây!

1. Đặc điểm của các nhóm làm việc trong các trường đại học

Dù có chung tên gọi là teamwork – làm việc nhóm ở mỗi tổ chức khác nhau sẽ có những khác biệt nhất định. Một số đặc điểm thường thấy của các nhóm làm việc tại trường đại học đó là:

• Chỉ kết quả chung cuối cùng được xem như điểm số.
• Thành viên trong nhóm được sắp xếp một cách ngẫu nhiên.
• Không còn ràng buộc rõ ràng nào giữa thành viên và nhóm.
• Phân cấp trách nhiệm không có sự chênh lệch.

Từ những đặc điểm nêu trên, một số vấn đề thường nảy sinh trong quá trình làm việc nhóm chính là:

• Yếu tố trách nhiệm cá nhân chưa được xem trọng.
• Thành viên nhóm có chất lượng (thái độ và kỹ năng) không đồng đều.
• Thành viên trong nhóm làm việc ít gắn kết với nhóm và kết quả chung.
• Giảm hiệu quả trong việc điều hành của người nhóm trưởng.

Vậy nguyên nhân vì sao mà các vấn đề đó phát sinh và làm thế nào để giải quyết?

2. Nguyên nhân của các vấn đề trong làm việc nhóm

2.1 Yếu tố trách nhiệm cá nhân chưa được xem trọng

Làm việc nhóm là một kỹ năng mềm quan trọng. Vì vậy, nó thường dựa trên hai yếu tố là kỹ năng và thái độ. Tuy nhiên, cả hai yếu tố này đều có một chút “trục trặc” nhỏ trong các nhóm sinh viên làm việc cùng nhau. Khác với các tổ chức doanh nghiệp, nơi mà trách nhiệm cá nhân được đề cao và phân chia rõ ràng, teamwork ở trường học dường như chỉ tính đến kết quả chung mà cả nhóm đạt được.

Từ đây các vấn đề làm việc nhóm bắt đầu phát sinh, vấn đề lớn nhất chính là sự ỷ lại. Nguyên nhân của việc này xuất phát từ việc các thành viên chung nhóm có thể là ngẫu nhiên được giáo viên sắp xếp, từ đó sẽ có sự chênh lệch về thái độ và kỹ năng, người thái độ kém hơn thường ít quan tâm đến công việc chung.

Trong một nhóm làm việc sẽ luôn sẽ có những thành phần đùn đẩy công việc của mình cho người khác, vì họ biết điểm số chỉ dựa trên kết quả chung, nếu họ không làm thì những người khác buộc phải làm nếu không muốn nhận điểm kém. Yếu kém về kỹ năng và lệch lạc về thái độ, nhưng họ sẽ luôn có hàng vạn lý do để bao biện cho mình. 

2.2 Thành viên nhóm có chất lượng không đồng đều

Ỷ lại là vấn đề lớn trong quá trình làm việc nhóm, tuy nhiên, nó không phải là vấn đề duy nhất. Thành viên trong một nhóm làm việc có chất lượng không đồng đều vẫn là một yếu tố gây nhiều bất cập. Điều này đề cập đến hai khía cạnh nhỏ hơn đó chính là thái độ và kỹ năng. 

Nếu sự yếu kém về thái độ làm công việc chung của nhóm bị đình trệ, đùn đẩy thì việc thiếu kỹ năng sẽ khiến công việc được vận hành không đồng bộ. Vì làm việc nhóm thường tuân theo một mục đích và kế hoạch chung, nghĩa là mức độ công việc là như nhau đối với từng thành viên, nhưng kỹ năng của từng thành viên thì không như thế, sẽ có người đáp ứng được và sẽ người không.

Vấn đề này tuy có phần dễ cảm thông hơn sự ỷ lại, song, không thể phủ nhận rằng nó khiến công việc nhóm không theo kịp tiến độ đề ra. Cụ thể là do những người thiếu kỹ năng sẽ không thể hoàn thành công việc được giao, phần việc này lại được đẩy về những người khác để có thể giải quyết.

Vấn đề này sẽ thường gặp nhất ở một bộ phận các bạn sinh viên năm nhất, những người vừa mới gia nhập vào một môi trường mới, chưa đủ thời gian để có thể chuẩn bị cho mình những kỹ năng và kiến thức cần thiết cho việc làm việc nhóm. Và các bạn này lại được phân chia vào các nhóm ngẫu nhiên, từ đó tạo nên các nhóm làm việc với chất lượng không đồng đều.

2.3 Thành viên của nhóm ít gắn kết với nhóm và kết quả chung

Trở lại với một vấn đề thuộc phần thái độ trong cách làm việc nhóm, đó là sự thiếu gắn kết với nhóm và với kết quả chung. Chính vì sử dụng kết quả chung để đánh giá toàn bộ, nghĩa là người khác được bao nhiêu điểm thì mình cũng được bấy nhiêu, một số bạn trở nên không quá thiết tha với điểm số chung của nhóm làm việc nữa. Bên cạnh đó, các thành viên cũng ít tôn trọng quan điểm của những người khác, dễ dẫn đến những cuộc cãi vã vô lý do bất đồng quan điểm.

Mặt khác, những nhóm làm việc này được sắp xếp ngẫu nhiên, nếu chẳng may các thành viên không hợp nhau sẽ nảy sinh thêm nhiều vấn đề, nhất là việc không có sự gắn kết. Ai ai cũng nghĩ rằng sau một dự án thì sẽ “đường ai nấy đi”, không liên quan gì nhau nữa, thì đâu cần gắn kết làm gì. Từ suy nghĩ sai lầm này mà các bạn thường có cách hành động không nhượng bộ và không đúng mực, gây ra sự bất hòa và mất đoàn kết trong nội bộ.

Sẽ không ai nói với các bạn rằng, các bạn sẽ còn gặp đi gặp lại những thành viên cũ trong nhóm mà mình từng tham gia. Đặt trường hợp bạn là người đã cho mình là đúng và cãi nhau to tiếng với các bạn khác, sau này khi gặp lại nhau ở một nhóm khác, căng thẳng này lại tiếp tục leo thang. Chưa cần bàn về kỹ năng, chỉ cần yếu tố này thôi đã khiến các nhóm làm việc khó đồng lòng.

2.4 Vai trò của người nhóm trưởng còn bị xem nhẹ

Ngoài yếu tố về thái độ và kỹ năng, vai trò của người điều hành nhóm cũng là cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, trong những năm đầu của đại học, vai trò này thường bị bỏ qua khi làm việc nhóm, các nhóm thường làm việc kiểu tự phát theo bản năng, không thể đạt được tối đa hiệu suất. Điều này không khó hiểu, vì làm việc nhóm là hình thức còn khá mới đối với các bạn mới vào đại học, trước đó các bạn cũng chưa từng làm việc dưới sự dẫn dắt của ai ngoài thầy cô.

Một phần vì tự phát là vai trò của người trưởng nhóm bị xem nhẹ, phần còn lại là do nhận thức sai lệch của những thành viên. Các bạn thường không muốn tuân theo sự chỉ đạo của ai cả, nhất là một người cùng tuổi với mình. Một số bạn có kỹ năng làm việc nhóm tốt, thường sẽ thúc đẩy việc bầu ra nhóm trưởng để phân chia và giải quyết công việc một cách nhanh chóng. Thế nhưng, đôi lúc những người này lại bị lên án rằng họ thích kiểm soát, cho rằng mình giỏi giang hơn người khác.

Ở một số nhóm làm việc khác, vai trò của nhóm trưởng chỉ đơn giản là đại diện nhóm thuyết trình hay nghe nhận xét từ giáo viên, còn lại thì không còn gì khác một thành viên bình thường. Tuy vậy, các nhóm trưởng sẽ lập tức bị lên án nếu họ có sơ suất gì trong công việc, thậm chí các thành viên có thể thốt ra rằng “Biết vậy tôi đã bầu người khác làm nhóm trưởng!”.

Đó thường là những vấn đề chủ yếu xảy ra trong quá trình làm việc nhóm. Ở mỗi nhóm với thái độ và kỹ năng khác nhau, mức độ các vấn đề này cũng khác nhau. Nhưng chung quy lại, ta phải giải quyết những vấn đề này càng sớm càng tốt. Nếu bạn là sinh viên năm nhất hoặc năm hai, chưa có kỹ năng để làm việc nhóm tốt, bạn có thể tham khảo cách tổ chức làm việc nhóm dưới đây.

3. Kỹ năng làm việc nhóm giúp giải quyết gọn nhẹ các vấn đề

Các vấn đề trong làm việc nhóm thường xảy ra do sự yếu kém về thái độ, kỹ năng. Thái độ là thứ khó có thể thay đổi trong ngắn hạn, tuy nhiên kỹ năng thì dễ cải thiện và có tác động tức thời hơn. Dưới đây là một vài kỹ năng bạn có thể xem xét để cải thiện hiệu suất làm việc nhóm của mình.

3.1 Kỹ năng lãnh đạo của trưởng nhóm

Trưởng nhóm phải là người được đa số các thành viên trong nhóm bầu chọn và thống nhất. Trưởng nhóm cần là người có tư duy logic cũng như kỹ năng giải quyết xung đột tốt. Nhóm trưởng sẽ phụ trách việc thống nhất các ý kiến để đưa ra hướng đi tối ưu nhất cho mục tiêu đề ra. Quyền quyết định thuộc về nhóm trưởng. Song, không có nghĩa những người giữ vai trò này không được quyền áp đặt suy nghĩ của mình lên các thành viên. Mà họ cần có lập luận logic cho sự lựa chọn của mình.

3.2 Kỹ năng tư duy logic

Một kỹ năng quan trọng bậc nhất đó chính là kỹ năng tư duy logic. Không chỉ trưởng nhóm mà tất cả các thành viên đều nên rèn luyện cho mình một khả năng suy nghĩ dựa trên các lập luận và chứng cứ rõ ràng. Kỹ năng tư duy logic sẽ giúp các thành viên hoạt động hiệu quả hơn, thông qua việc nhìn nhận vấn đề ở một khía cạnh khách quan, giảm thiểu các rủi ro và xung đột. Kỹ năng tư duy logic giúp giải quyết triệt để các vấn đề vì nếu bất đồng quan điểm xảy ra, họ sẽ dùng những lập luận để thuyết phục thay vì cảm tính.

3.3 Kỹ năng phân chia công việc

Phân chia công việc là yếu tố quan trọng hàng đầu khi nó giúp công việc được chia nhỏ thành từng phần, đẩy nhanh quá trình giải quyết và đảm bảo tính công bằng cho từng thành viên. 

Với sự hỗ trợ của khoa học công nghệ như hiện nay, việc phân chia công việc cho từng thành viên trong nhóm làm việc là cực kỳ dễ dàng. Một số nền tảng cho phép các thành viên tương tác trực tiếp cũng như làm việc cùng nhau trên cùng một giao diện. 

3.4 Kỹ năng thỏa thuận

Trước khi một nhóm làm việc đi vào vận hành, cần có những quy tắc nên được thỏa thuận trước. Điều này đảm bảo cho quyền lợi mỗi người không bị tổn hại, cũng như là căn cứ để giải quyết các vấn đề nếu chúng phát sinh trong quá trình làm việc nhóm.

Có ba điều quan trọng nhất cần trình bày rõ trong các thỏa thuận: Thứ nhất là phải tôn trọng quan điểm của nhau. Thứ hai là tuân thủ các quy định. Và thứ ba là hoàn thành đúng công việc theo thời hạn đã giao. Một khi các quy định đã được thống nhất, không một lý do nào ngoài các trường hợp bất khả kháng được chấp thuận, giảm thiểu sự đùn đẩy, sự ỷ lại cũng như các mâu thuẫn nội bộ.

3.5 Kỹ năng công nghệ thông tin

Kỹ năng phụ trợ cho quá trình làm việc nhóm diễn ra suôn sẻ hơn chính là kỹ năng về công nghệ thông tin. Bên cạnh đó, đây không chỉ là kỹ năng giúp ích cho các nhóm làm việc mà còn giúp ích trong nhiều khía cạnh của đời sống.

4. Lời kết

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ về các vấn đề thường xảy ra trong teamwork cũng như các kiến thức hữu ích về các kỹ năng giúp làm việc nhóm hiệu quả. Chúc bạn luôn mạnh khỏe, thành công trong công việc và cuộc sống.

Nguồn: ẩm thực bốn mùa