Kỹ Năng Thuyết Trình Nổi Bật và Thu Hút Mọi Người Nghe

Kỹ năng thuyết trình thường được tổ chức đào tạo trong hầu hết các ngành nghề, nhất là trong giáo dục tại các trường đại học. Nếu đã, đang hoặc sẽ trở thành một sinh viên, bạn nên trang bị cho mình những kỹ năng thuyết trình dưới đây để việc học tập và làm việc trở nên hiệu quả.

1. Thuyết trình là gì?

Thuyết trình là một trong các kỹ năng mềm cơ bản trong cuộc sống. Chúng ta dễ dàng bắt gặp các buổi thuyết trình trong hoạt động học tập và làm việc. Bản chất của nó chính là trình bày một ý tưởng hay truyền tải một thông điệp nào đó từ người nói đến người nghe. Việc thuyết trình là việc làm không thể thiếu để làm việc một cách hiệu quả, nhưng kỹ năng thuyết trình sao cho thu hút và truyền tải đúng những gì mình muốn đến khán giả cần sự luyện tập và chuẩn bị rất nhiều.

Thay vì cách truyền thông tin qua những con chữ trên mặt giấy, thuyết trình tạo được hiệu quả cao hơn. Một bài thuyết trình hay sẽ giúp truyền tải nhanh chóng những thông tin cần thiết một cách sinh động, thú vị. Thuyết trình đồng thời cho khả năng giải quyết các thắc mắc hay câu hỏi phát sinh một cách tức thời, tăng hiệu quả công việc.

2. Những yếu tố liên quan đến kỹ năng thuyết trình cần chuẩn bị

Trước khi thuyết trình, nhất là khi trình bày một ý tưởng, các bạn luôn phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Ý tưởng của các bạn có thể không hay, nhưng việc chuẩn bị để truyền tải ý tưởng đến người nghe thì tuyệt đối không được phép sơ sài. Độ chỉn chu trong quá trình chuẩn bị tỷ lệ thuận với sự tôn trọng bạn dành cho người nghe và dành cho chính ý tưởng của mình.

Có nhiều yếu tố liên quan đến kỹ năng thuyết trình cần phải chuẩn bị, nhưng có thể tóm gọn chúng thành những yếu tố “nghe” và yếu tố “nhìn”. Phần nghe chính là phần nội dung của bài, chứa ý tưởng hoặc thông điệp mà bạn muốn truyền tải. Phần nhìn là phần giúp bạn ghi chú (note) lại các ý chính khi thuyết trình. 

Thuyết trình thường có 2 dạng: thuyết trình có trình chiếu và thuyết trình không trình chiếu. Tùy vào điều kiện hiện có mà bạn có thể chọn hình thức phù hợp với mình. Tuy nhiên, nên sử dụng yếu tố trình chiếu khi thuyết trình vì nó sẽ giúp bạn truyền tải ý tưởng tốt hơn, trực quan và sinh động gấp nhiều lần.

2.1. Phần “nghe” trong kỹ năng thuyết trình

Phần nghe là phần cốt lõi trong một bài thuyết trình, bạn có thể nói mà không cần hình ảnh, nhưng ngược lại bạn không thể trình bày với việc chỉ trình chiếu các hình ảnh mà không nói. Việc bạn nói như thế nào, nói dài hay ngắn, nói hay hay dở tùy thuộc vào bước chuẩn bị nội dung của bạn. Chuẩn bị nội dung là phần đầu tiên và quan trọng nhất trong các công đoạn liên quan đến kỹ năng thuyết trình.

Việc chuẩn bị nội dung đòi hỏi việc nghiên cứu kỹ lượng các thông tin, nhất là kỹ năng tổng hợp và chọn lọc thông tin. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng các thông tin bạn cung cấp không thiếu mà cũng không thừa đối với người nghe, “một chữ đáng một chữ’’. Đừng cố gắng tạo ra quá nhiều nội dung chỉ vì bạn lo lắng bài thuyết trình sẽ quá ngắn, độ thành công của một bài thuyết trình chưa bao giờ nằm ở độ dài của nó cả.

Chuẩn nội dung là công đoạn đòi hỏi sự tỉ mỉ và kỹ lưỡng vì nó là xương sống cho toàn bộ bài thuyết trình, cũng là nền tảng xây dựng các yếu tố khác trong kỹ năng thuyết trình. Việc chọn lọc thông tin là cần thiết, tuy nhiên không có nghĩa là bạn sẽ loại bỏ tất cả thông tin thứ mà bạn không trực tiếp trình bày với khán giả của mình, bởi sẽ luôn có những câu hỏi liên quan. Thế nên, bạn không nên đưa tất cả thông tin tìm được vào bài, nhưng vẫn nên tham khảo chúng để hiểu rõ ý tưởng, vấn đề, lĩnh vực mà bạn đang nói đến.

2.2. Phần “nhìn” trong kỹ năng thuyết trình

Phần nhìn cũng là thứ quan trọng không kém, dù không bắt buộc, tuy nhiên nếu có phần nhìn, hiệu quả truyền tải của bài thuyết trình sẽ tăng lên đáng kể. Cái mà phần nhìn đóng góp nhiều nhất chính là việc note (ghi chú) lại những ý chính đáng chú ý, đồng thời, giúp người nghe biết được mình đang ở vị trí nào của bài thuyết trình, tiện cho quá trình theo dõi.

Phần nhìn cũng góp phần thu hút khán giả của bạn. Khi những con chữ trở nên quá nhàm chán, các hình vẽ hay các hoạt ảnh sinh động sẽ thu hút sự chú ý của những người trong khán phòng. Trong việc trình bày ý tưởng hay mô hình, phần nhìn trở thành phần chủ chốt. Vì đối với các loại hình thuyết trình này, kỹ năng diễn giải của bạn có “lợi hại” đến mấy thì cũng khiến người xem khó mà hiểu được, họ có thể tưởng tượng về thứ bạn đang nói, những tưởng tưởng có đúng hay không thì không ai dám chắc.

Phần nhìn không chỉ đề cập đến những gì mà bạn trình chiếu trên bảng, mà nó đề cập đến tất cả những gì mà khán giả nhìn thấy được. Từ vị trí họ ngồi hoặc đứng xem, cho đến toàn bộ không gian bên trong khán phòng. Quan trọng nhất, chính là bạn – nhân vật chính của buổi thuyết trình. Chuẩn bị các yếu tố về không gian, ngoại cảnh cũng là yếu tố quan trọng của kỹ năng thuyết trình. Hãy dành thời gian để trang trí cho không gian và làm đẹp cho chính bạn với những vẻ ngoài phù hợp với chủ đề bạn nhé.

3. Kỹ năng thuyết trình thu hút

Để xây dựng kỹ năng thuyết trình thu hút, bạn nên chú ý những yếu tố dưới đây:

3.1. Nội dung đánh đúng vào trọng tâm

Trở lại điều quan trọng hàng đầu trong phần nghe chính là yếu tố nội dung. Như đã đề cập, nội dung nên được xây dựng sao cho cung cấp đúng những gì mà người nghe cần, không thiếu mà cũng không thừa. Khi bạn truyền tải những thông tin “đắc” nhất trong bài thuyết trình đến người nghe, nó kích thích sự hứng thú từ họ, họ sẽ khó dứt khỏi “câu chuyện mà bạn đang kể”.

Đừng bao giờ cố gắng triển khai một cách quá đà, nó có thể khiến bạn lạc đề và khó để trở nên vấn đề chính một cách êm xuôi. Nếu không chú ý, điều đó sẽ vô tình khiến bài thuyết trình của bạn trở nên luộm thuộm vì quá dài, mà bạn biết đó, không có vị khán giả nào thích mấy thứ dông dài mà lại nhàm chán đâu.

Hãy cố gắng bỏ nhiều công sức cho việc chuẩn bị nội dung. Bạn nên nhớ rằng đây là yếu tố xương sống trong kỹ năng thuyết trình, một số lĩnh vực thậm chí còn không cần đến yếu tố “nhìn” nhưng yếu tố “nghe” là thứ không thể thiếu. Hãy thật sự nghiêm túc và đầu tư trong quá trình làm nội dung bạn nhé.

3.2. Thiết kế trình chiếu

Một trang trình chiếu hay còn được gọi là một slide, có thể thiết kế theo nhiều tỷ lệ kích thước khác nhau, nhưng phổ biến nhất là 16:9, 4:3 hay 4:4. Tùy vào nội dung mà bạn thuyết trình mà chọn lựa những kích thước phù hợp. Vì tỷ lệ 16:9 thường là có kích thước to khắp màn hình, phù hợp cho bạn trình bày các nội dung như bản vẽ hay mô hình. Với kích thước 4:4, bạn có thể trình bày những thông tin chính, tối giản mà không sợ bỏ trống quá nhiều không gian trắng vô nghĩa trên slide.

Những slide do bản thiết kế sẽ nói lên kỹ năng thuyết trình của chính bạn, vậy nên hãy chú trọng sự hài hòa về màu sắc giữa các chi tiết với nhau, các phông (font) chữ được sử dụng nên được cân nhắc phù hợp với chủ đề của bài thuyết trình. Bạn dường như không thể thuyết trình về nạn đói năm 1945 nhưng lại dùng toàn những màu đỏ xanh vàng tím, hay cũng không nên dùng phông chữ cổ điển/thư pháp để bàn về những vấn đề hiện đại.

Slide được thiết kế đẹp, bắt mắt, chỉn chu sẽ giúp bạn thu hút sự chú ý của người nghe. Tuy nhiên, tránh việc dùng quá nhiều họa tiết hay các chuyển động rườm rà trên slide, nó sẽ biến ý tưởng mà bạn trình bày trở nên “diêm dúa” đấy nhé.

3.3. Ví dụ thực tế gần gũi

Một trong số những kỹ năng thuyết trình thu hút nữa là khả năng nêu ra các ví dụ cho câu nói của mình. Đó tốt nhất là một vị dụ thực tế, người thật việc thật, có tính thuyết phục cao. Còn nếu bạn không thể tìm thấy một ví dụ thực tế và muốn đưa ra một ví dụ theo hướng giả thuyết, cần được ra các ví dụ mang tính sát đáng, logic để tránh những sự phản biện bất lợi.

Nếu có thể xử lý tốt hơn, bạn nên đưa ra các ví dụ theo hướng hài hước, giúp tạo ra tiếng cười và tăng sự thú vị cho bài thuyết trình của mình. Hiệu ứng của tiếng cười giúp bạn trở nên thân thiện hơn và người nghe sẽ tự động “tiến gần lại” với ý tưởng mà bạn đang trình bày.

3.4. Tương tác với khán giả (người nghe)

Việc tương tác với  khán giả là kỹ năng thuyết trình không thể bỏ qua. Có hai cách bạn có thể sử dụng để tiếp cận với khán giả thông qua cách này: một là sử dụng các câu hỏi và hai là sử dụng các tờ handout (phát giấy ghi những thông tin cần thiết để họ tương tác với người trình bày).

Việc sử dụng câu hỏi là cần thiết. Có hai thời điểm mà bạn có thể sử dụng các câu hỏi tốt nhất, một là khi bắt đầu và hai là khi kết thúc. Những câu hỏi khi bắt đầu thường được dùng để tìm kiếm một sự tán đồng hoặc bác bỏ những điều mà bạn sắp nói đến, ví dụ như “Ai ở đây đã từng sử dụng sản phẩm của thương hiệu A xin mời giơ tay ạ!”, nó giúp bạn bắt đầu buổi thuyết trình một cách tự nhiên. Ở cuối buổi thuyết trình, nên trao quyền được hỏi đến tất cả những khán giả để làm rõ các vấn đề họ còn thắc mắc. 

Sử dụng handout thường là cách thích hợp cho các buổi thuyết trình đòi hỏi sự tương tác cao và xuyên suốt. Tuy nhiên nó ít phổ biến trong các buổi thuyết trình về các ý tưởng hay những mô hình. Handout góp phần tạo sự dễ dàng cho người nghe trong việc theo dõi.

3.5. Thái độ tự tin, tự nhiên

Kỹ năng thuyết trình cốt lõi giúp truyền tải đến mức tối đa những gì đã được chuẩn bị chính là thái độ tự tin và tự nhiên trong suốt buổi thuyết trình. Tự tin là thái độ vô cùng quan trọng, nhất là khi bạn nói về một ý tưởng, nếu như bạn không thể hiện được sự tự tin của bản thân, sẽ có ai dám tin rằng ý tưởng đó sẽ thành công?

Có một sự thật rằng, người thuyết trình chính là người điều khiển không khí trong hội trường hoặc khán phòng. Nếu bạn sôi nổi, mọi người sẽ sôi nổi, nếu bạn trầm lắng, mọi người sẽ trầm lắng và nếu bạn cư xử tự nhiên thoải mái, mọi người cũng sẽ tự nhiên trở nên gần gũi với bạn hơn.

Tuy nhiên đây là kỹ năng thuyết trình khó đạt được nhất vì chúng ta luôn có tâm lý ngại ngùng hoặc sợ hãi đám đông. Và bạn biết cách để vượt qua tâm lý đó là gì không? Chỉ có một cách, thực hiện nó thật nhiều thật nhiều lần. Môi trường học đường cho bạn thời gian và cơ hội để làm điều đó. Hãy thật mạnh dạn đứng trước đám đông và thu hút tất cả họ bằng kỹ năng thuyết trình tự tin và điêu luyện của mình bạn nhé.
Nếu bạn là người đang đi học, hãy cố gắng luyện tập kỹ năng thuyết trình thật nhiều, vì bạn có thời gian cũng như có cơ hội để thử mà nếu có thất bại, bạn không cần lo những hậu quả mà nó mang lại. Nhưng nếu đứng ở vị trí một công ty thuyết trình dự án cho khách hàng, mọi chuyện sẽ khó khăn hơn nhiều đấy. Vậy nên hãy tập luyện ngay từ khi còn có cơ hội bạn nhé!

Xem thêm:

• 5 Bí Quyết Thành Công Giúp Bạn Chinh Phục Mọi Lĩnh Vực
• Cách Đặt Mục Tiêu Hiệu Quả Mà Không Phải Ai Cũng Biết